Секретарь референт родственные профессии список. Профессия секретаря-референта. Плюсы и минусы

ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ПРОФЕССИИ
С е к р е т а р ь, по определению толкового словаря Ожегова С.И., – это работник, заведующий деловой перепиской, текущими делами отдельного лица или учреждения.
Р е ф е р е н т (от лат. referens, referentis – передающий, сообщающий) – должностное лицо и консультант по определенным вопросам.
С е к р е т а р ь - р е ф е р е н т играет значительную роль в бесперебойной работе в административных, хозяйственных, научно-исследовательских учреждениях, частных фирмах.
Работа секретаря-референта объединяет в себе две профессии – секретаря как технического помощника и референта как организационного консультанта.
СОДЕРЖАНИЕ ТРУДА
Обязанности секретаря-референта в различных учреждениях могут отличаться. Это обусловлено характером работы учреждений, предприятий, организаций, компаний.
Но в основном в о б я з а н н о с т и секретаря-референта входят:
  • прием, систематизация и рассылка корреспонденции и документации;
  • отслеживание сроков исполнения поручений руководителя;
  • оформление документации (распечатка рефератов, приказов и т.п.);
  • составление докладов, документов, писем по просьбе руководителя;
  • организация телефонных переговоров руководителя;
  • организация приемов отдельных посетителей и делегаций (в т.ч. иностранных);
  • подготовка различных мероприятий: заседаний, совещаний, конференций и т.д.;
  • информационное обслуживание мероприятий: подготовка сведений, сообщений, ведение протоколов, стенографирование.
Таким образом, основная ц е л ь деятельности секретаря-референта - исполнение технических, организационных и информационных функций.
Основные п р е д м е т ы т р у д а – человек (информационное обслуживание) и знаковые системы (тексты, документы, цифры).
В своей работе секретарь-референт использует вещественные (орудийные) с р е д с т в а т р у д а - ручные (ручка), электрические и электронные (пишущая машинка, телефон, факс, телекс, магнитофон, диктофон, переговорное устройство, персональный компьютер). Кроме этого, к о с н о в н ы м относятся и его невещественные (функциональные) с р е д с т в а – долговременная и кратковременная память, хорошие устойчивость, распределение и переключение внимания; развитая мелкая моторика рук, деловая устная и письменная речь, деловое поведение, а также органы чувств – зрение, слух.
Работа секретаря-референта имеет четко определенный х а р а к т е р и осуществляется в соответствии с действующими:
  • должностными обязанностями;
  • нормативными и законодательными государственными актами;
  • правилами внутреннего распорядка учреждений (организаций);
  • этикой делового общения.
Труд секретаря-референта имеет такую о р г а н и з а ц и ю, при которой он самостоятельно от начала и до конца выполняет свою работу и за нее отвечает.
Ф у н к ц и о н а л ь н о секретарь-референт является исполнителем, т.к. его практическая деятельность полностью зависит от указаний и распоряжений руководителя (отсюда, как следствие, ненормированный рабочий день, неделя), но иногда он является и организатором работы других специалистов внутри и за пределами своей организации.
К о н т а к т ы у секретаря-референта многочисленные, разноуровневые, с меняющимся кругом лиц. Это – посетители, руководители других организаций, сотрудники, делегации.
Секретарь-референт несет повышенную м о р а л ь н у ю ответственность за общение с посетителями и сохранность конфиденциальной информации.
Секретарь-референт работает в комфортных у с л о в и я х - в помещении, рабочее место оборудовано телефоном и различной оргтехникой.
П с и х о ф и з и о л о г и ч е с к у ю н а п р я ж е н н о с т ь в работу секретаря-референта могут вносить следующие факторы:
  • повышенная моральная ответственность;
  • постоянное общение с людьми (коммуникативные нагрузки);
  • необходимость часто работать в вынужденном (скором) темпе, гибко перестраиваться и приспосабливаться к быстро меняющимся условиям и заданием работы;
  • ненормированный рабочий день.
ТРЕБОВАНИЯ ПРОФЕССИИ К ИНДИВИДУАЛЬНЫМ СПОСОБНОСТЯМ И ОСОБЕННОСТЯМ СПЕЦИАЛИСТА
  • нервно-психическая устойчивость;
  • высокий уровень устойчивости и распределения внимания;
  • хорошая долговременная и оперативная память;
  • грамотная, четкая, понятная речь;
  • выносливость слухового и зрительного анализатора;
  • внешняя привлекательность (желательно).
ТРЕБОВАНИЯ ПРОФЕССИИ К ЛИЧНОСТНЫМ СПОСОБНОСТЯМ И КАЧЕСТВАМ СПЕЦИАЛИСТА
  • стрессоустойчивость;
  • умение управлять собой, личная организованность;
  • социальный интеллект (умение понимать поведение людей);
  • коммуникативные способности;
  • готовность выполнять указания других людей;
  • исполнительность, обязательность.
МЕДИЦИНСКИЕ ПРОТИВОПОКАЗАНИЯ
Работа секретаря-референта не рекомендуется людям с заболеваниями:
  • нервно-психическими;
  • сердечно-сосудистыми;
  • опорно-двигательного аппарата;
  • хроническими инфекционными;
  • верхних дыхательных путей;
  • зрительного и слухового анализаторов;
  • речеголосового аппарата.
ДОПРОФЕССИОНАЛЬНОЕ ОБРАЗОВАНИЕ
Необходимы знания по русскому языку и литературе, информатике, иностранному языку в рамках школьной программы.
ПУТИ ПОЛУЧЕНИЯ ПРОФЕССИИ
Профессии секретаря-референта обучают в учреждениях начального и среднего профессионального образования или на курсах по подготовке и повышения квалификации секретарей-референтов.
РОДСТВЕННЫЕ ПРОФЕССИИ
Секретарь, референт, делопроизводитель, администратор, офис-менеджер, приемщик заказов, регистратор.

С возникновением письменности в древности появилась небольшая группа грамотных людей, занимающихся переписыванием различных текстов. Такие писцовые копии на Руси известны еще с XI века. В XIX веке в многочисленных департаментах России над переписыванием огромного числа бумаг и документов трудились чиновники — титулярные советники. С развитием технического прогресса все больше ощущалась необходимость в создании высокопроизводительных печатных машин. Первая промышленная модель пишущей машины была изобретена в США в 1867 году Н. Шолсом, С. Суле, К. Тлидденом.

В настоящее время на смену ей пришел персональный компьютер. Несомненно, работа по печатанию различных документов стала значительно легче. Но тем не менее деятельность секретарей-референтов не сводится только лишь к механическому набиванию текстов. Помимо этого они должны обладать еще многими умениями. По сути, секретарь-референт — это "правая рука" руководителя.

Профессиограмма "Секретарь-референт"

Наименование профессии секретарь-референт (секретарь)
Доминирующий способ мышления адаптация — координация
Дополнительный способ мышления приложение — регуляция; производство — выносливость
Область базовых знаний №1 и их уровень делопроизводство и архивоведение, уровень 3, высокий (теоретический)
Область базовых знаний №2 и их уровень канцелярская работа с использованием оргтехники, уровень 2, средний (практическое использование знаний)
Профессиональная область социальная (общественная) сфера
Межличностное взаимодействие частое по типу "напротив"
Доминирующий интерес предприимчивый
Дополнительный интерес реалистический
Условия работы в помещении; сидячий
Предпочтительный пол —

Доминирующие виды деятельности профессии "Секретарь-референт":

  • выполнение технических функций по обеспечению и обслуживанию работы руководителя организации или ее подразделений;
  • получение для руководителя сведений от работников подразделений, вызов их по его поручениям, организация приема посетителей;
  • организация телефонных переговоров руководителя;
  • оформление деловой переписки руководителя, сортировка корреспонденции;
  • осуществление работы по подготовке заседаний или совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания и их регистрация);
  • печать по указанию руководителя различных материалов, документации и отправление их по адресатам с использованием оргтехники;
  • стенографирование текстов подготавливаемой руководителем документации, протоколов заседаний с последующей их расшифровкой и печатанием на компьютере;
  • составление по просьбе руководителя различных докладов, писем, документов;
  • формирование дел в соответствии с утвержденными правилами, обеспечение их сохранности и в установленные сроки сдача в архив;
  • обеспечение руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создание условий, способствующих эффективной работе руководителя.

Качества, обеспечивающие успешность выполнения профессиональной деятельности секретаря-референта:

Способности Личностные качества, интересы и склонности
  • высокая помехоустойчивость (способность эффективно работать на фоне помех);
  • высокий уровень развития устойчивости, распределения и переключения внимания (способность длительное время сосредоточиваться на одном предмете или действии, удерживать в поле зрения несколько предметов или совершать одновременно несколько действий, быстро переключать свое внимание с одного предмета на другой или с одного вида деятельности на другой);
  • хорошее развитие мелкой моторики рук (способность быстро и четко выполнять движения с помощью пальцев рук);
  • способность быстро действовать;
  • умение четко и ясно говорить, правильно строить фразы и произносить слова, умение лаконично (кратко) выражать свои мысли;
  • высокий уровень развития зрительного восприятия текста (быстрота восприятия);
  • развитие мнемических способностей (хорошо развитая кратковременная и долговременная память, способность к механическому и осмысленному запоминанию информации, развитие слуховой и зрительной памяти);
  • развитие двигательной памяти (способность запоминать движения для каждого пальца обеих рук);
  • умение хорошо разбирать рукописный текст.
  • эмоциональная устойчивость;
  • пунктуальность;
  • аккуратность;
  • организованность;
  • ответственность;
  • доброжелательность, тактичность;
  • последовательность в делах;
  • настойчивость и твердость;
  • коммуникабельность (общительность);
  • способность планировать свою работу;
  • склонность к работе с документами.

Качества, препятствующие эффективности профессиональной деятельности:

  • неспособность быстро переключаться с одного вида деятельности на другой;
  • неспособность работать в подчинении, сильно выраженная склонность к лидерству, руководству;
  • медлительность, нерасторопность;
  • неумение планировать свою работу;
  • низкий уровень развития всех видов и типов памяти.

Области применения профессиональных знаний:

  • фирмы, компании, организации, предприятия любого профиля (приемные руководителей, директоров).

Если вы любите составлять графики, планировать время и помогать другим людям, то профессия секретаря может вам подойти.

Востребованность

Оплачиваемость

Конкуренция

Входной барьер

Перспективы

История

Профессия «секретарь» появилась очень давно. Самыми первые услугами делопроизводителя стали пользоваться древнеримские патриции. Именовалась она secretaries. Задачей человека было:

  • Давать советы хозяину.
  • Держать в секрете все, что ему известно.

Позже жители Европы оценили то, что придумали патриции Рима и ввели должность секретаря.

Во времена Петра I, после путешествия русского царя в Европу, было решено в России открыть институт «секретарей». Ранги секретарей были различны.

Требования к первому российскому делопроизводителю:

Екатерина II более серьезно подошла к профессии секретарь: усовершенствовала и ужесточила критерии выбора служащего этой профессии:

  • Секретарь должен быть не один, а несколько.
  • Наглость, изворотливость - главные требования к обладателю этой профессии.

После ухода перьев и чернил в лету, появилась пишущая машинка. Секретарская профессия усовершенствовалась. Теперь ей стали заниматься и женщины, ну, а в настоящее время мужчины-секретари - большая редкость.

Описание

Секретарь - это непросто сотрудник компании, но и ее лицо. Внимательный, умный, привлекательный, располагающий к себе - все эти качества, относящиеся к человеку, работающему в должности секретаря.

Пока работодатель решает главные вопросы развития предприятия, секретарь занимается обеспечением управленческой и административной деятельности. От профессионализма секретаря зависит успешная работа фирмы.

На каких специальностях учиться

В некоторых учебных заведениях, обучая студентов основной специальности, проводят дополнительные курсы по делопроизводству.

Специальности, с которыми можно получить профессию секретаря:

  • Менеджмент.
  • Страховое дело.
  • Бухгалтерский учет анализ и аудит.
  • Таможенное дело.

Где учиться

Смотря какой уровень образования интересует, профессию секретаря можно получить в различных учебных заведениях:

  • Средне-специальное - в техникуме.
  • Средне-профессиональное - в ПТУ.
  • Высшее образование - в институте.

Обязанности:

  • Регистрация входящих и исходящих документов.
  • Обслуживание руководителя и его посетителей.
  • Создание рабочего плана для руководителя.
  • Прием телефонных звонков и электронной почты, поступающих в адрес руководителя.
  • Заказ всех необходимых предметов для обеспечения качественной работы предприятия (канцтовары и другие).

Кому подойдет

Потенциальный секретарь должен обладать следующими качествами:

  1. Стрессоустойчивость. Претендент на данную должность обязан иметь самообладание и выдержку.
  2. Стремление получать новые знания и умения. Хороший секретарь должен знать иностранный язык, уметь вести деловую переписку, составлять и регистрировать различную документацию.
  3. Готовность к ненормированному графику работы, неожиданным неурядицам (авралам).
  4. Способность правильно и качественно планировать свой день. В большинстве случаев - составление рабочего плана для руководителя - это одна из задач секретаря.
  5. Коммуникабельность. Со всеми посетителями фирмы секретарь должен уметь вести вежливый разговор, быть отзывчивым.

Заработная плата

В среднем за свою работу секретарь получает 25000 рублей. Многие начинают строить свою карьерную «лестницу» именно с этой профессии. Желающие работать секретарем, без опыта могут рассчитывать на получение небольших зарплат - 10000 - 15000 рублей. Но при этом они должны свободно уметь работать на ПК и знать основы делопроизводства.

У делопроизводителя с опытом работы от одного года заработная плата равна 20000 рублей.

Ценятся сотрудники, знающие английский язык и опытные. Их оплата труда может равняться 25000 рублей и выше.

Как устроиться

Вначале необходимо отправить резюме на предприятие, где вы желаете работать. После чего вам позвонят и пригласят на собеседование.

  1. Когда вы получили приглашение, еще раз зайдите на сайт фирмы и изучите всю необходимую информацию:
  • Сфера деятельности.
  • Миссия компании.
  • Цели организации.

2. Почитайте материалы о профессии секретаря. Нередко на собеседовании спрашивают о том, что именно привлекло в выбранной профессии, что означает делопроизводство, виды документооборота?

3. Форма одежды при устройстве на работу. Лучше всего на собеседование прийти в строгом стиле.

Обычно собеседование проходит в форме интервью (вопрос - ответ). Интервьюер будет задавать вопросы, а вы отвечать.

  1. На интервью стоит вести себя уверенно.
  2. Нельзя обманывать. Если с вас требуют хороших знаний в компьютерных программах, а вы не очень в них ориентируетесь, лучше признайтесь сразу, но добавьте, что вы легкообучаемы.
  3. Спросят про недостатки, расскажите, выдайте их за достоинство. Например, вы любите помогать, иногда из-за этого приходится задерживаться на работе, что отрицательно сказывается на ваших семейных отношениях.
  4. Отвечая на вопрос о характеристике предыдущего начальника, не говорите недостатках. Лучше сказать, что он профессионал своего дела, строгий, но справедливый.
  5. Проходя интервью, можно спрашивать об интересующей вас информации, а не только отвечать на вопросы.

Вопросы о зарплате будут уместны, если на сайте работодателя не указано стоимости работы по интересующей вас должности.

6. В конце собеседования вам предложат заполнить анкету.

7. После того как собеседование закончится, вас попросят подождать несколько дней. За это время служба безопасности работодателя проверит информацию о потенциальном сотруднике. Если все будет в порядке вам позвонят и пригласят выйти на работу.

Карьера

Большинство людей думают, что секретарь - не имеет карьеры. Работа секретаря, она разнообразна и бывает нескольких уровней:

  • Секретарь на ресепшн - низшая ступень. Этот сотрудник не занимается управленческой деятельностью, чаще всего его обязанность - консультирование по телефонным звонкам организация встречи клиентов.
  • Секретарь-референт - профессия немного выше по рангу. Основные обязанности могут быть связаны с деятельностью офис-менеджера (к примеру, жизнеобеспечение предприятия). Знание иностранного языка играет главную роль: осуществление переводов, присутствие на переговорах с иностранными коллегами в виде переводчика.
  • Помощник руководителя (ассистент) высшая ступень карьерной «лестницы» секретаря. Данная должность требует от делопроизводителя доверия между руководителем, стрессоустойчивости, уверенности. Также должность предполагает решение организационных и административных проблем.

Перспективы

Как описано выше, секретарь - не бесперспективная профессия. Этим офисным служащим есть куда стремиться. Повысится должность, тогда и зарплата порадует своим ростом. Единственным требованием для повышения карьерной лестницы в большинстве организаций является высшее образование.

Стремитесь к достижению своих жизненных целей и ваша карьера секретаря пойдет в гору.

Секретарь - инициативный работник офиса, на которого возложен широкий круг обязанностей: это и ответы на телефонные звонки, и регистрация корреспонденции, и организация встреч, и ведение делопроизводства, а также выполнение всех поручений руководителя и принятие самостоятельных решений в пределах своей компетенции.

Цель труда секретаря – обеспечить эффективную управленческую и административную деятельность предприятия.

Под понятием «секретарь» скрываются люди различных профессий:

  • Секретарь на ресепшн – принимает и распределяет телефонные звонки, встречает посетителей и выполняет мелкие поручения руководителя. Должность не требует специального образования. Иногда такому сотруднику вменяют приобретение воды или канцтоваров. По престижу данное место находится на самой низкой ступени карьерной лестницы.
  • Секретарь-референт – это довольно ответственная должность и во многом схожа с работой офис-менеджера. Требуется готовить проектные решения, редактировать документы, составлять тексты для выступления начальника на всевозможные мероприятия. Контроль над работой других сотрудников также лежит на секретаре-референте. Профессию можно получить после обучения в специализированной школе, учебном центре или после окончания среднего специального учебного заведения.
  • Помощник руководителя – занимать место ассистента считается почетным. Делопроизводитель должен не только установить доверительные отношения с руководителем, но и обладать стрессоустойчивостью и уверенностью в себе. Специалисту такого уровня необходимо решать организационные и административные проблемы, организовать работу персонала.

Кроме основных вышеперечисленных направлений трудовой деятельности секретаря, различают дополнительные наименования данной профессии, которые имеют некоторые особенности.

  • Так, техническому секретарю нужно уметь печатать 145 символов в минуту не глядя на клавиатуру, задействовав все десять пальцев сразу. Такой человек должен довести до автоматизма свою работу с офисной оргтехникой и заниматься телефонным обслуживанием.
  • Для секретаря-переводчика кроме основных функций, важно профессионально владеть иностранным языком для участия в переговорах с иностранными деловыми партнерами.
  • В обязанности делопроизводителя входит систематизирование документации учреждения, а также работа с архивом, регистрация корреспонденции, оформление счетов.
  • Административно –хозяйственные вопросы ложатся на плечи офис-секретаря . Кроме ведения деловой переписки, необходимо заниматься бронированием билетов и отелей, встречать гостей и партнеров, выполнять распоряжения руководителя.
  • Должность с немного необычной спецификой работы для данной профессии – судебный секретарь . Место работы такого специалиста – суд. Работник проверяет явку вызванных людей на судебное заседание, ведет протоколы заседания суда, печатает судебные акты, выполняет все указания судьи.

История профессии секретарь

Если приоткрыть занавес истории и отправится на поиски ответа на вопрос: откуда взяла начало профессия « секретарь», то, скорее всего, путь приведет нас к писарям и летописцам. Эти люди занимались перепиской, вели запись распоряжений и указов царя, фиксировали события в хронологическом порядке.

Государственным и политическим деятелям также трудно было обходиться без помощника. В России секретарскую должность ввел Петр I в 1720 году, предъявив к профессии высокие требования. Работу секретаря доверяли людям со знанием законов, наличием образования и владеющим всеми тонкостями профессии.

С 1840 года руководители многих предприятий стали назначать к себе в помощники личного секретаря. Однако людей без специальных навыков на эту должность не брали. Так, стали открываться секретарские курсы. Что интересно, вначале они появились в Харькове, а в США только спустя одиннадцать лет.

Научно – технический прогресс стремительно развивался: копирки и пишущие машинки остались в прошлом, наделив сегодняшнее рабочее место секретаря современными компьютерами, факсом и прочей оргтехникой.

Профессиональный праздник «секретаря» принято отмечать в последнюю среду полной недели апреля.

Плюсы и минусы

Профессия, несомненно, имеет перевес в преимуществах:

  • возможность в некоторых случаях совмещения учебы и работы;
  • отсутствие физической нагрузки;
  • комфортные условия работы в теплом помещении;
  • полезные навыки общения и приобретение выгодных связей;
  • всегда можно воспользоваться ксероксом в личных целях.

Недостатки:

  • необходимость постоянно находится на виду у начальника;
  • требуется каждый день выглядеть безупречно, поскольку о солидности компании зачастую судят по внешнему виду сотрудников;
  • однотипность и рутинность работы (в мелких учреждениях);
  • в некоторых компаниях трудно самореализоваться;
  • ненормированный график работы.

Требования к профессии секретарь

Кандидат на данную профессию, прежде всего, должен:

  • располагать средним или высшим образованием;
  • владеть персональным компьютером и уметь работать с пакетом программ Microsoft Office;
  • знать основы делопроизводства;
  • иметь базовые знания в сфере деятельности секретаря;
  • знать стандартные офисные процедуры;
  • при необходимости владеть английским языком.

Обязанности секретаря

Руководители небольших фирм хотят, чтобы секретарь:

  • просматривал корреспонденцию;
  • сортировал и регистрировал входящую и исходящую почту;
  • отвечал на телефонные звонки;
  • обеспечивал жизнедеятельность офиса (заказ воды);
  • общался с клиентами;
  • контролировал выполнение различных задач.

В более солидных компаниях круг обязанностей секретаря может быть намного шире. Делопроизводителя просят:

  • организовать прием или совещание;
  • распланировать рабочее время руководителя;
  • приобрести канцтовары и прочие вещи;
  • заказать для начальника или служащих гостиницу или авиабилеты;
  • вести протокол собрания;
  • подготавливать переговоры с бизнес – партнерами.

Секретарь обязан заниматься делопроизводством.

Ответственность секретаря

В некоторых компаниях на должности секретаря ни за что отвечать не приходится, в других он обременен материальной и дисциплинарной ответственностью, кроме загруженности своими должностными обязанностями.

В случае утери секретарём каких-либо важных документов, к административной ответственности будет привлечен не специалист, а юридическое лицо, т.е. компания.

Секретарь может являться материально-ответственным лицом и следить за наличием основных материальных ценностей, которые находятся в офисе в его подотчете: мебель, оргтехника и других.

Полномочия секретаря

Руководитель обязан предоставить всю необходимую информацию для того, чтобы секретарь мог справиться с поставленной задачей. Это касается и конфиденциальных данных.

Секретарь может обсудить с руководителем вопросы по поводу своего видения, как можно улучшить свою работу и работу организации.

Он имеет право:

  • запрашивать у сотрудников компании необходимую документацию для соблюдения пунктов своей должностной инструкции;
  • требовать от руководителя принять меры для обеспечения сохранности документации и материальных ценностей;
  • решать производственные вопросы в пределах своей компетенции.

Особенности профессии

Должность секретаря – привилегия женщин. Именно их руководители хотят видеть своими помощниками. Это объясняется женским умением проявить гибкость, предотвратить агрессию шефа, уловить его настрой и особенности характера. Прекрасная половина сумеет сделать комфортным деловой офис и впечатлить партнеров.

Однако, мужчина может претендовать на должность помощника руководителя, устраиваясь на работу в крупную фирму.

Профессиональные навыки и умения секретаря

Для работы секретарём важно:

  • быть на «ты» с персональным компьютером;
  • обладать культурой общения;
  • уметь найти подход к посетителям;
  • проявлять аккуратность и пунктуальность.

Некоторые компании видят на должности секретаря человека со знанием иностранных языков.

Личные качества секретаря

Если задать вопрос руководителям различных предприятий, о том какими чертами характера должен быть наделен его личный секретарь, то можно предположить, что их ответ будет однозначным:

  • коммуникабельностью и ответственностью,
  • пунктуальностью и организованностью,
  • терпимостью и стрессоустойчивостью.

Кроме того, отмечают презентабельную внешность, красивую речь, хорошую память.

После общения с секретарем компании в посетителе должна появиться уверенность, что здесь ему помогут разрешить его вопрос.

Карьера

Должность секретаря окутана мифами о трудностях, связанных с продвижением по карьерной лестнице. Отчасти, это так и есть. Но это лишь отчасти – все зависит от каждого человека лично.

Кто-то уже через 1-2 года проявляет себя с наилучшей стороны и уверено двигается вперед навстречу многочисленным перспективам, а кому-то и должности секретаря оказывается много.

Умные и инициативные сотрудники могут подыскать себе место посолидней внутри той же компании, став например помощником менеджера, а после менеджером или даже директором.

Где работать секретарю

В секретарях нуждаются:

  • различные организации и фирмы;
  • суды, адвокаты и нотариусы.

Секретарь необходим как в крупной компании, так и на предприятии, занимающемся малым бизнесом.

Сколько зарабатывает секретарь

Нельзя назвать какую то фиксированную сумму, если говорить о среднемесячном окладе людей, занимающих должность секретаря.

Госучреждения не балуют своих делопроизводителей высокими заработками и платят им примерно 300 долларов. Но, если пойти работать в крупную иностранную компанию, то можно повысить доход до 1000 долларов.

Образование

При приеме на вакансию помощником руководителя рассматривают людей с высшим образованием или наличием свидетельства об окончании специализированного учебного центра для секретарей. Иногда обучение можно пройти в компании, которая согласна принять Вас на работу.

Работать секретарем можно и без высшего образования, но солидные компании хотят видеть в своей команде дипломированных специалистов со знанием делопроизводства, этики делового общения, психологии, стенографии и скорочтения, умением работать в 1С и мастерски управляться с оргтехникой.

Александр Юрьевич

Директор кадрового агентства

Содержание труда. Секретарь-референт - работник, ведающий документацией и текущими делами отдельного лица или учреждения, консультант по определенным вопросам. Выполняет технические функции и организационную работу по поручению руководителя. Применяя рациональные методы работы с посетителями и документами, способствует успешному и оперативному решению основных задач организации. Секретарь-референт устанавливает связи руководителя с сотрудниками, передает задания исполнителям, следит за их выполнением. Участвует в подготовке и обслуживании различных совещаний, заседаний, конференций. Организует и регулирует прием посетителей. Хорошо разбираясь в структуре учреждения и функциях ответственных сотрудников, «фильтрует» обращения к руководителю, адресуя к должностным лицам, компетентным в данном вопросе. Ведет телефонные переговоры.

Работает с документацией - анализирует письма и документы, систематизирует их по степени важности. Готовит информационные сообщения и рефераты по порученным вопросам. Составляет проекты приказов, ответы на письма и запросы. Стенографирует заседания, ведет протоколы, картотеку адресов организаций и лиц, с которыми ведутся переписка или переговоры.

Активно использует в своей работе технические средства - компьютер, оргтехнику, средства связи, аудиозаписи и т. д.

Условия труда. В различных учреждениях работа секретаря-референта может иметь свою специфику. Работа может быть ненормированной, предполагать командировки. Могут быть востребованы специальные знания в какой-либо области (например, знание технологических процессов, технические знания и т. д.).

Работа секретаря-референта протекает в очень насыщенной информационно-коммуникативной среде. В течение дня ему приходится вступать в контакты с большим количеством людей, отслеживая и регулируя при этом различные информационные потоки. Секретарь-референт должен быть гибким, хорошо приспосабливающимся к изменяющимся условиям.

Области применения. Секретари-референты работают во всех более или менее крупных организациях и учреждениях, ведущих прием посетителей и имеющих документооборот.

Доминирующая профессиональная направленность - на работу с людьми и документами.

Профессиональный тип личности - социальный, исследовательский, конвенциональный.

Доминирующие интересы - к русскому языку и литературе (безукоризненное знание орфографии, пунктуации, стилистики); к психологии общения, этике; к делопроизводству, стенографии, машинописи; к работе с техническими средствами.

Сопутствующие интересы - к эстетике, праву, экономике, иностранным языкам, специальным знаниям.

Необходимые качества: умение ладить с людьми, общительность, доброжелательность, эмоциональная устойчивость, самообладание; качества деловые: ответственность, организованность, хорошая оперативная память, способность концентрировать и распределять внимание, хорошая зрительно-моторная координация. Секретарь-референт должен обладать высокой общей культурой и владеть правильной речью. Желательно (в отдельных случаях необходимо) знание иностранного языка.

Недопустимы: вспыльчивость, грубость, раздражительность, склонность к частой смене настроения.

Медицинские ограничения. Деятельность противопоказана людям, страдающим сердечно-сосудистыми заболеваниями, заболеваниями внутренних органов (печени, щитовидной железы и т. д.), психическими недугами, расстройствами нервной системы, проявляющимися в раздражительности; а также людям, имеющим дефекты речи и явные физические недостатки.

Родственные профессии: администратор, референт, секретарь, офис-менеджер, делопроизводитель, приемщик заказов, регистратор, секретарь суда, помощник руководителя.

Профессия секретаря-референта востребована на рынке труда Санкт-Петербурга и Ленинградской области.

Перспективы профессионального роста - повышение квалификации, продолжение образования в колледжах и техникумах по специальности «Делопроизводство и архивоведение», «Государственное и муниципальное управление», продолжение образования в высших учебных заведениях по специальностям «Документоведение и документационное обеспечение управления», «Менеджмент организации, управление персоналом», «Связи с общественностью», «Государственное и муниципальное управление». Административный рост.