У многих управленческих документов есть приложения - об их наличии говорится в тексте основного документа. Расскажем, как оформить приложение к документу.
Документы по теме:
Приложение к документам: 2 вида оформления
Приложением к документу может быть:
- самостоятельный, окончательно оформленный и действующий документ - копия устава организации, копия штатного расписания организации, подписанные и зарегистрированные экземпляры договора, высылаемые контрагенту
- проект документа - постановления или распоряжения;
- часть документа, которая раскрывает содержание отдельных положений основного документа - список членов создаваемой приказом руководителя комиссии, являющийся приложением к этому приказу, или план мероприятий, который утверждают приказом.
Существует два вида связи между основным документом и приложениями к нему:
- Основной документ и приложение связаны необходимостью пересылки документов, то есть документооборотом.
- Основной документ и приложение связаны содержанием.
К первому виду, например, относится и приложение к нему. Ко второму виду относятся, например:
- договор и приложение к нему в виде сметы расходов, календарного плана или иного документа;
- приказ и план мероприятий или список членов комиссии, раскрывающие содержание соответствующих пунктов распорядительной части приказа;
- приказ и утверждаемый этим приказом регламент, являющийся приложением к приказу.
В первом случае сопроводительное письмо и документы-приложения составляют единый комплект документов, во втором случае основной документ и документы-приложения являются частями одного документа. В зависимости от того, каким образом связаны основной документ и приложения, по-разному оформляется отметка о приложении. Рассмотрим подробнее каждый вид оформления приложения.
Сопроводительное письмо с отметкой о приложении
Скачайте образец письма
Как оформить приложение, когда основной документ и приложения связаны необходимостью пересылки
Рассмотрим первый вариант, когда основной документ и приложения объединяются. Делают это главным образом, чтобы обеспечить пересылку адресату документов, которые имеют самостоятельный характер и никак не связанны содержанием друг с другом. Поскольку с сопроводительным письмом пересылают документы, имеющие самостоятельный характер, которые могут быть окончательно оформленными документами или подготовленными проектами документов, делать какие-либо дополнительные отметки или проставлять дополнительные реквизиты на этих документах нельзя. В связи с этим - отметка о наличии приложений, содержащий информацию о приложениях, проставляется на сопроводительном письме.
Отметка о наличии приложения
Скачайте образец
Оформление приложений к письму должно соответствовать требованиям ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст), далее - Стандарт. И, хотя ГОСТ Р 7.0.97-2016 предусмотрено несколько вариантов оформления отметки, на практике встречаются ситуации, не предусмотренные стандартом. В связи с этим имеет смысл рассмотреть все ситуации, как предусмотренные, так и не предусмотренные Стандартом.
Случаи оформления приложений к письму, которые предусматривает ГОСТ Р 7.0.97-2016
В Стандарте установлен порядок оформления отметки о приложении в сопроводительных письмах и других информационно-справочных документах для пяти самых распространенных случаев.
№1. Приложение названо в тексте .
Образец отметки о приложении в тексте письма
Скачайте образец
№2. Приложение не названо в тексте или приложений несколько. Указывают названия документов-приложений, количество листов и экземпляров каждого приложения
Несколько приложений в тексте письма
Скачайте образец
№3. Приложение (приложения) сброшюровано . В этом случае количество листов не указывают: «Приложение: отчет о НИР в 1 экз.»
№4. Оформление приложений, когда документ, являющийся приложением, имеет приложения с самостоятельной нумерацией: « Приложение: письмо Росархива от 05.06.2010 № 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л. »
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, а только основному адресату, отметку о приложении оформляют следующим образом: «Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес».
№5. Приложение - обособленный электронный носитель. « Приложение: CD в 1 экз.» При этом на вкладыше - конверте, в который помещают носитель, указывают наименования документов, которые записаны на носитель, и имена файлов
Нестандартные случаи оформления приложений к сопроводительному письму
№1. Приложение направляется не во все указанные в документе адреса : « Приложение: на 2 л. в 2 экз. только в первый адрес».
№2. Приложение направляется адресату без оставления копии в делах отправителя: « Приложение: на 2 л. только адресату, экз. единственный».
№3. Приложение содержит информацию ограниченного доступа - документы, содержащие служебную тайну с грифом «Для служебного пользования», коммерческую тайну с грифом «Коммерческая тайна» либо иную конфиденциальную информацию с грифами «Конфиденциально» или «Строго конфиденциально» или иными: «Приложение: Экспертное заключение о готовности инфраструктуры к разработке месторождений нефти на шельфе Баренцева моря № 24/1 КТ, коммерческая тайна, на 25 л. в 1 экз.»
Оформление приложений, когда документ и приложение связаны содержанием
Рассмотрим оформление приложений в случаях, когда основной документ и приложение связаны содержанием. Такого рода приложения могут иметь самые разные документы:
- распорядительные - постановления, решения, приказы, распоряжения;
- любые виды договоров, особенно гражданско-правовых;
- различные акты - проверок, ревизий, экспертизы, планы, программы, отчеты.
Поскольку в этом случае документ-приложение - неотъемлемая часть основного документа, отметки о наличии приложения присутствуют и в основном документе, и в документе-приложении, но оформляются они иначе, не так, как в сопроводительных письмах.
Как правило, при оформлении основного документа в соответствующем пункте документа дают ссылку на приложение.
Фрагмент текста приказа с отметкой о приложении
Отметка о приложении в тексте Инструкции по делопроизводству
Скачать образец в журнале
Когда приложений несколько, на каждом приложении к основному документу оформляют отметку о приложении по форме, установленной ГОСТ Р 7.0.97-2016.
Реквизит «Отметка о приложении» в приложении к приказу
Скачать образец в журнале
Слово «приложение» может печатать прописными буквами со знаком №. Допускается также центрировать строки реквизита относительно самой длинной строки.
Отметка о приложении на документе-приложении к Инструкции по делопроизводству
Если приложением - документ, утверждаемый распорядительным документом, например, приказом, то наряду с отметкой о приложении на утверждаемом приложении должен быть еще и гриф утверждения. Поскольку гриф также содержит ссылку на основной документ, Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76) предусматривают следующее: если приложение к документу - утверждаемый документ (положение, правила, инструкция, регламент и др.), в верхнем правом углу проставляют отметку о приложении, ниже – гриф утверждения документа. Образец - ниже.
Приложение № 1
УТВЕРЖДЕНО
приказом Росархива от 12.11.2009 №125
Оформление приложений к договору: образец
Аналогичным образом оформляют приложения к договорам, актам, планам, отчетам и другим документам. Приложение к договору согласно ГОСТ может быть оформлено, как продолжение соглашения с нумерацией листов, или выпущено в качестве отдельного документа. В тексте договора должны быть ссылки на все дополнения, прилагаемые к договору с указанием их номера, пунктов и подпунктов. Если приложений несколько, то все они начинаются с нового листа с обязательным написанием в правом верхнем углу «Приложение» и указанием реквизитов договора.
Всё-таки, нужно не только основательно подбирать материал, но и знать правила его оформления в дипломе по ГОСТу. Из статьи вы узнаете, что такое приложение и как правильно его оформлять.
Приложение - раздел, где представлены наглядные (дополнительные) материалы, в которых содержится информация по алгоритмам или авторским методикам исследования. Эти документы не могут быть включены в разделы, так как возможен нестандартный формат изложения или не подходящий объем для листа А4.
Приложения отлично дополняют дипломную работу, делают её ещё лучше и как правило, студент самостоятельно должен продумать пункты содержания. Однако, всё равно нужно их согласовывать с научным руководителем.
Что должно быть в приложении к диплому
Данный раздел содержит в себе информацию, которая раскрывает детали диплома и уточняет некоторые расчёты. Могут быть в приложении к диплому не только графические материалы, но и раздаточные, так как они глубже показывают проделанную работу.
Дополнительные материалы , которые чаще всего используются в приложениях:
- Графики и диаграммы.
- Большие таблицы, которые не помещаются на лист формата А4.
- Формулы и расчёты по ним.
- Промежуточные математические доказательства.
- Описание аппаратуры, приборов, которые применялись во время проведения экспериментов.
- Метрологическая экспертиза (заключение).
- Новые методики, которые разработал автор.
- Вспомогательный материал в виде рисунков, схем, картографий, фотокарточек и др.
- Справочные материалы. Это может быть образец финансовой отчетности на предприятии и другая документация.
Вышеперечисленные материалы детализируют каждую главу (раздел) или определенные параграфы. Также они помогают понять, на что ориентировался дипломник, какие выводы сделал и что в итоге получилось. Также государственная аттестационная комиссия обращает внимание на то, как студент смог воспользоваться приложениями во время прочтения доклада.
Правила оформления приложений в дипломе по ГОСТу
Приложения необходимо оформлять согласно ГОСТам, хотя здесь нет слишком строгих требований
Важно знать основные правила и стараться от них не отходить. Читайте ниже, как оформить приложение в дипломе по стандартам ГОСТ.
Согласно ГОСТу 2.301 приложения можно оформлять не только на листах формата А4, но и на А3, А4*3, А1, А4*4. Однако, такие форматы могут применяться в том случае, если информация действительно не умещается на А4.
По ГОСТу 2.109 нужно вставить достаточное количество приложений, главное, чтобы они смогли полностью раскрыть тему диплома и должны быть исключительно информационного характера.
Основные правила приложений в дипломной работе:
Правило 1. Приложения не сшиваются вместе с дипломной работой, а находятся в отдельной папке в виде самостоятельного документа.
Правило 2. Каждое приложение должно начинаться с новой страницы, а вверху по центру пишется «ПРИЛОЖЕНИЕ». Обратите внимание, что в этом слове исключительно заглавные буквы.
Правило 3. Приложения обозначаются заглавными русскими буквами, но есть исключения, которые согласно ГОСТу 2.109 нельзя писать: Ё, З, Й, О, Ч, Ь, Ъ, Ы.
Правило 4. Можно обозначать приложения и латинским буквами, за исключением – I, O.
Правило 5. Если все буквы использовались, тогда приложения можно обозначать арабскими цифрами, но только в крайнем случае.
Правило 6. Если приложение в дипломе только одно, тогда его обозначают: «ПРИЛОЖЕНИЕ А».
Правило 7. Текст приложений разрешается делить на пункты и подпункты.
Правило 8. В приложениях должна быть сквозная нумерация.
Правило 9. Заголовки всех приложений пишутся в одном и том же стиле.
Правило 10. Если одно приложение состоит из нескольких листов, тогда нужно на первом написать: «Продолжение приложения А», а на последнем - «Окончание приложения А».
Всегда нужно помнить о том, что грамотно составленные приложения – путь к успеху, так как они отражают уровень подготовки дипломника и его знания, а комиссия обращает внимание на данную часть диплома.
Как оформить приложение в оглавлении диплома
В каждом приложении ставится не только обозначение (буква), но и название
Приложение А так и указывается в оглавлении. Если есть приложение Б, В, Г и т. д., тогда их тоже необходимо писать в содержании.
Как оформить ссылки на приложения диплома
Вот так будет выглядеть приложение, на которое студент ссылается в дипломной работе:
Заключение
Теперь вы знаете, как правильно оформить приложение в дипломе. Главное, – нужно гнаться не за количеством дополнительных материалов, а за качеством обязательно необходимых. Важно помнить, что в некоторых случаях много приложений усложняют структуру дипломной работы.
Наблюдение и изучение поведения пользователей говорит о том, что люди плохо воспринимают медленные и перегруженные сложным дизайном программы. Пользователи не хотят ждать полной загрузки данных, а также терять время на длительное изучение навигации по разделам. Просто вспомните все эти длительные гайды по мобильным приложениям, где вам показывают что и как делать. Вначале ты не понимаешь почему так долго, затем мечтаешь поскорее это закончить, а кульминацией становится тот факт, что половина из показанного тебе совершенно не нужна.
Таких понятий, как «обучение пользования работе с приложением» или «инструкция пользования мобильным приложением» не существует. Пользователи хотят начать работать сразу после установки приложения и понять его функциональность в течение первых двух секунд после запуска. Если же этого не происходит, они просто скачивают другой, более удобный инструмент.
Чтобы избежать этого мы говорим про юзабилити мобильного приложения как об обязательном этапе при разработке мобильного приложения. Без него можно упустить сразу несколько моментов: лояльность, установки, «время жизни» приложения у пользователя.
Еще раз об основах
Юзабилити (от англ. usability - возможность использования, полезность, способность быть использованным) - качественная мера, определяющая удобство пользования интерфейсом. Синонимами определения юзабилити могут служить выражения: степень удобства использования, эргономичность. Юзабилити определяется комбинацией факторов, оказывающих влияние на опыт пользователей, таких как:
Эффективность использования . Определяется скоростью и удобством посетителей при использовании вашего приложения для выполнении задач.
Обработка ошибок . Насколько часто пользователи совершают ошибки при работе с мобильным приложением, уровень серьезности этих ошибок и возможность их исправления.
Простота обучения . Насколько быстро пользователи смогут освоиться с выполнением простых задач и действий, если видят интерфейс мобильного приложения впервые.
Запоминаемость . Определяется степенью, в которой пользователи смогут запомнить принципы интерфейса и навигации по разделам приложения, и не придется ли им при повторном запуске изучать его заново.
Субъективное восприятие . Насколько пользователям «нравится» пребывание и работа с приложением.
Правило первое: эффективность использования
Эффективность использования — самый важный критерий при оценке интерфейса. Что можно сделать, чтобы достичь максимальной эффективности приложения?
Сформируйте список задач, которые будут выполняться в вашем приложении чаще всего, и уделите им первоочередное внимание при проектировании экранов приложения. Если есть возможность, то проведите интервью с потенциальными пользователями или понаблюдайте за уже существующими подходящими пользователями.
Задачи из этого списка должны выполняться быстро и просто. В этом вам могут помочь следующие принципы:
1. Спроектируйте понятную навигацию и удерживайте пользователя в контексте задачи при переходе между экранами
При работе с устройствами, у которых маленький дисплей, трудно воспринимать большое количество информации с одного «экрана», поэтому рекомендуем создать несколько «экранов» и разнести контент по ним. Сделайте удобную навигацию между экранами приложения, чтобы пользователь отчетливо понимал, где он находится, как ему вернуться назад и что именно он сейчас делает.
2. Соблюдайте непрерывность работы
Каждому из нас приходилось иногда отрываться от работы с приложением. Причин может быть огромное количество и их мы не собираемся разбирать. Наша же задача состоит в том, чтобы спустя какое-то время, когда пользователь вернется к приложению, то он, как минимум, окажется в том же месте, где ему пришлось прерваться и с теми же данными, которые он вводил. Или, если этого не случилось, ему подробно опишут что и как сделать.
3. Текст должен быть читаем
У пользователя не должно быть проблем с восприятием информации с экрана мобильного приложения. Оптимальный размер шрифта для чтения — ваш друг и помощник.
4. Формы для пользователя, а не пользователь для форм
Подбирайте размер поля в формах максимально подходящим к формату данных. Это добавляет пользователям уверенности. Если в полях останется пустое пространство или, наоборот, данные не поместятся, клиент будет чувствовать себя неуютно и волноваться о правильности ввода.
Спрашивайте только ту информацию, которая необходима для совершения операции. Если пользователь что-то из необходимого вводил ранее, запомните это и просто предзаполните нужное поле.
Правило второе: обработка ошибок
Повышает работоспособность с приложением в случае нештатных ситуаций.
1. Должно быть понятно
Как показывают исследования, простое сообщение об ошибке с большей вероятностью будет понято респондентами. Так же, если в сообщении будет подробно описано, как решить появившуюся проблему, то пользователи будут вам благодарны. Пожалуйста, не утомляйте их терминами и аббревиатурами.
2. Опережайте возникновение ошибок
Используйте предупреждения о «критчиных или необратимых изменениях». Это намного лучше, чем сообщение «Все ваши данные удалены. Спасибо». Всегда информируйте пользователя о возможных последствиях до принятия им решения.
Из-за размера мобильной клавиатуры при вводе текстовых сообщений возникает много опечаток. Поэтому при наборе, если возможно, сразу предлагайте варианты в выпадающем списке. После того, как пользователь заполнил поле, проверьте его содержимое на корректность и подтвердите правильность введенных данных, поставив галочку или изменив цвет поля, например, на зеленый.
3. Разрешайте отменять совершенные действия
Для защиты пользователя от «необдуманных или инфантильных ошибок», после которых велика вероятность обращения в техподдержку с требованием «Верните как было» предусматривайте возможность отката критических изменений. Например, опубликованных постов, важных данных или удаления аккаунта целиком. Для этого достаточно будет перевести удаленные данные в «Корзину» в облаке или на самом устройстве, в которой они будут храниться с возможностью восстановления некоторое время до полного удаления. Для удаленного аккаунта достаточно прислать письмо с инструкцией и ссылкой для восстановления на почту.
При совершении платежных операций, таких, как например, покупка товара, заказ услуги, перевод денег и прочее, дублирование уведомлений с полной платежной информацией и возможностью аннулирования заказа на почту давно является хорошим тоном.
Сложно выделить важные и не очень важные пункты при разработке успешного мобильного приложения. На практике может оказаться абсолютно все иначе, а пользователь совершенно не тем, кем мы его представляли. В следующей части мы рассмотрим другие «Правила успешности мобильного приложения», но хотим в завершении этой части сказать: будьте готовы меняться, .
Если вы нашли опечатку - выделите ее и нажмите Ctrl + Enter! Для связи с нами вы можете использовать .
Чтобы рассчитывать на отличную оценку за курсовую работу, исследовательская работа должны быть идеально выполнена и оформлена от титульного листа до приложений. Для такого результата обязательно, еще перед началом написания курсовой работы, внимательно изучите все требования к форматированию документа, которые выдвигаются преподавателями той кафедры, для которой выполняется исследование. Иногда методические указания ВУЗов могут не совпадать с предписаниями ГОСТа. Мы же рассмотрим общепринятый вариант оформления, в частности, приложений.
Как оформить приложение?
Приложения - это финальная часть курсовой работы, поэтому сохраните силы и время, чтобы оформить правильно этот обязательный элемент. Возможно, приложения далеко не самая главная часть курсовой, но их достаточное количество, указывает на то, что материалов на данную тему студент подобрал так много, что часть из них пришлось вынести за рамки основного текста исследования. Кроме того, есть материалы, которые просто невозможно вместить в основной текст работы, например, фотографии, газетные вырезки, инженерные планы, бухгалтерские балансы и т.д. Какие же материалы следует разместить в разделе «Приложения»?
Приложения бывают обязательные и информационные, которые поясняют или доказывают исследования дополнительными данными или могут носить справочный характер. То есть в раздел приложения можно вынести таблицы, диаграммы, рисунки, схемы, которые занимают более 2/3 листа; можно разместить копии документов, сертификатов, чтобы сделать исследование более доказательным; можно внести дополнительную информацию, которая очень актуальна для данной темы, но не вместилась в текст основной работы и т.д. Нет строгих правил, какие конкретно материалы, должны быть вынесены в раздел «Приложения», это будет зависеть от темы исследования. В любом случае не менее 2-ух приложений, должно быть размещено в курсовой работе, чтобы работа смотрелась полноценной.
Существует несколько правил размещения и оформления приложений.
- Приложения располагаются в самом конце курсовой работы, уже после разделов «Заключение» и «Список литературы». После приложений не должно быть больше никаких материалов исследования.
- Если планируется добавить более 2-ух приложений, то отделять этот раздел от основного текста курсовой работы, принято при помощи размещения отдельного листа с заголовком «Приложение» или «Приложения». Этот заголовок помещается практически в центре страницы, шрифт такой же, как у всего документа (Times New Roman), размер букв значительно больше (от 45 кегля и выше), можно выделить название полужирным курсивом.
- На все приложения должны быть ссылки в тексте курсовой работы. В основном тексте необходимо делать сноски после утверждения, тезиса или умозаключения, например, (см. Приложение 1). Именно в порядке упоминания в исследовании и располагаются приложения в конце курсовой работы.
- Каждое приложение должно располагаться на новой странице, даже если в предыдущем приложении вы поместили всего пару абзацев (например, несколько терминов или схему). Важно разделять страницы друг от друга не многократным нажатием клавиши «Enter», а командой «Вставка» - «Разрыв страницы», что бы, не первый взгляд, отформатированный материал не сместился после небольшой корректировки.
- Если текст приложения не умещается на одном листе, то при переносе его на следующую страницу, вверху страницы указывают, «Продолжение приложения» и дублируют его порядковый номер.
- Страницы приложений не нумеруются, нумеруются сами приложения арабскими цифрами в соответствии с очередностью встречаемости в тексте исследования. Это необходимо, что преподаватель мог быстро отыскать материал, на который дана ссылка в тексте, ведь в сноске на приложение также указывается не номер страницы, где его можно найти, а порядковый номер приложения.
- Иногда используются русские буквы, например, «Приложение А», «Приложение Б» и т.д. При таком способе указания очередности, важно помнить, что некоторые буквы не используются, например, Ё, Й, Ч, З, Ь, Ъ, Ы.
- Каждое приложение должно иметь заголовок. Который прописывается под порядковым номером приложения, но его нет необходимости дублировать при ссылке в курсовой работе.
- Формулы, таблицы и схемы, которые снесены в приложения, как и основном тексте исследовательской работы, нумеруются арабскими цифрами, но перед порядковым номером указывается обозначения приложения. К примеру, «Таблица Б.3» или «Рисунок А.2».
- Если возникает такая необходимость, то объемный текст приложения тоже может быть разделен на разделы и пункты, которые нумеруются арабскими цифрами, но нумерация начинается заново в пределах приложения и перед номером раздела указывается порядковое обозначение приложения.
Это основные правила, которые необходимо учесть при составлении раздела «Приложения». Давайте разберем более детально, один из вариантов форматирования приложений и их заголовков.
Пример оформления приложения
ПРИЛОЖЕНИЕ 1
ДЕТАЛЬНЫЙ ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ПРИЛОЖЕНИЯ
В данном случае, и порядковое обозначение приложения и его название прописаны прописными буквами, шрифт и кегль шрифта сохранены как у всего основного текста курсовой работы. Слово «приложение» и его порядковое число необходимо выделить, используя полужирное начертание или курсив. Чтобы название приложения гармонично смотрелось в курсовой работе можно выровнять их «по правому краю», как в образце, или «по центру», такой вариант тоже встречается в методических рекомендациях. Важно немного увеличить междустрочный интервал, в примере, выставлена команда «интервал - после - 10 пт». Обратите внимание, что никакие знаки препинания в конце заголовков не ставятся.
Часто студенты предпочитают не вносить в курсовую работу раздел «Приложения», так как опасаются, что не смогут правильного его составить и оформить. На самом деле, это большая ошибка. Наличие приложений, говорит преподавателю о том, что для курсовой работы было найдено настолько большое количество информации, что часть ее не поместилась в основной текст исследования. Если вы помещаете в приложения документы, сертификаты, сравнительные таблицы и т.д., - это будет свидетельствовать, о том, что ваше исследование проведено доказательно. Пользуясь вышеизложенными советами, вы без труда сможете грамотно оформить приложения, и добавить ещё один плюс к общей оценке за курсовую работу.
С первого взгляда складывается впечатление, что приложение , а также реквизит «Отметка о наличии приложения » просто невозможно оформить неправильно. Существует ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее — ГОСТ Р 6.30-2003), в котором закрепляются правила оформления реквизитов организационно-распорядительных документов. И если возникают какие-либо вопросы, связанные с оформлением приложений , то большинство обращается к тексту ГОСТа Р 6.30-2003.
Этот фрагмент документа действительно может прояснить некоторые моменты, связанные с оформлением приложений . Но, к сожалению, на все вопросы в нем нельзя найти ответы. Например, остается непонятным:
- Где именно в документах стоит располагать реквизит «Отметка о наличии приложения»?
- Всегда ли на первом листе приложения в правом верхнем углу надо делать надпись «Приложение» с указанием документа, его даты и регистрационного номера?
Ответы на эти вопросы можно найти, но у же в других документах. Попробуем это сделать вместе.
Где располагать реквизит «Отметка о наличии приложения»?
Как известно, приложение А ГОСТа Р 6.30-2003 содержит схемы расположения реквизитов организационно-распорядительных документов. Если посмотреть на них, то можно прийти к выводу, что 21 реквизит «Отметка о наличии приложения» должен находиться в интервале 60-40 мм от границы нижнего поля (см. Рисунок 1). На самом деле это не так . Границы, которые на этих схемах отмечены пунктиром, допускается двигать и вверх, и вниз. Более того, бывают случаи, когда оформление реквизита «Отметка о наличии приложения » в интервале 60-40 мм от границы нижнего поля может привести к плачевным последствиям (см. Пример 1).
|
Представьте себе ситуацию, когда оформляется письмо-извещение о проведении выставки-конференции, состоящее из двух страниц, причем текст на второй странице занимает не более одной четвертой от общей площади листа. Соответственно, если реквизит «Отметка о наличии приложения » расположить в интервале 60-40 мм от границы нижнего поля, то между этим реквизитом и текстом остается много свободного места (см. Рисунок выше). Как раз в это свободное место «хитрые умельцы», как со стороны организации — автора документа, так и со стороны организации-адресата, могут, предварительно потренировавшись, добавить любой текст, который позволит им получить свою выгоду. При этом руководство обеих организаций может даже и не узнать о внесении каких-либо добавлений в текст письма. Сравните два варианта одного письма, приведенные на этом развороте. |
Итак, чтобы никто не мог добавить какой-либо новый текст в уже подписанный документ, стоит располагать не ближе к границе нижнего поля, а после текста документа. Причем отступ должен составлять 2-4 межстрочных интервала, размер отступа зафиксирован в Методических рекомендациях по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 , которые были изданы разработчиком ГОСТа — Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД).
Если еще раз посмотреть на схемы расположения реквизитов организационно-распорядительных документов (см. Рисунок 1), то можно отметить, что реквизит 21 — «Отметка о наличии приложения» и реквизит 22 — «Подпись» располагаются на одном уровне. Однако подпись стоит располагать под реквизитом «Отметка о наличии приложения» через 2-4 интервала. Это нужно делать для того, чтобы никто не смог добавить к документу еще какое-нибудь приложение после подписания документа.
Говоря о расположении реквизита «Отметка о наличии приложения» , стоит отметить еще ряд моментов. Если вы посмотрите на фрагмент ГОСТа Р 6.30-2003, опубликованный в начале статьи, то увидите, что в ГОСТе приводятся примеры оформления, где четко видно, что рассматриваемый нами реквизит располагается от границы левого поля с отступом . При этом в тексте ГОСТа на это нет четких указаний. Но в Методических рекомендациях по внедрению ГОСТа Р 6.30-2003 они есть, и вот что там написано:
Таким образом, можно сделать вывод, что правильным будет расположение, продемонстрированное нами в Примере 2.
В каких организационно-распорядительных документах можно использовать реквизит «Отметка о наличии приложения»?
В тексте ГОСТа Р 6.30-2003 говорится о том, что реквизит «Отметка о наличии приложения» может оформляться в письмах (см. пункт 3.21, приведенный в начале статьи). То есть если письмо содержит какое-либо приложение , то данный реквизит должен оформляться в обязательном порядке. При этом в сопроводительных письмах, основным назначением которых является отправка документов, не имеющих адресной части, реквизит «Отметка о наличии приложения» должен оформляться всегда (см. Пример 2).
Также реквизит «Отметка о наличия приложения », при необходимости, может присутствовать в следующих видах информационно-справочных документов: справках, докладных записках, объяснительных записках, служебных записках.
Но существуют виды организационно-распорядительных документов, в которых реквизит «Отметка о наличии приложения » не оформляется, т.к. информация о приложениях указывается непосредственно в тексте. Об этом говорится в Методических рекомендациях по внедрению ГОСТа Р 6.30-2003 и в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. К таким документам, например, относится протокол .
Реквизит «Отметка о наличии приложения » не оформляется и в распорядительных документах : приказах, распоряжениях, указаниях, постановлениях и решениях.
Обычно, если к распорядительному документу имеются приложения справочного или аналитического характера (графики, схемы, таблицы, списки), то в тексте в соответствующих пунктах распорядительной части даются ссылки: «(приложение 1)», «(приложение 2)» или «согласно приложению 1», «согласно приложению 2». Если приложением к распорядительному документу является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция и т.п.), в соответствующем пункте распорядительной части делается отметка: «(прилагается)» (см. Пример 3).
Всегда ли на первом листе приложения надо делать надпись «Приложение»?
Всегда ли на первом листе приложения в правом верхнем углу надо делать надпись «Приложение » с указанием документа, его даты и регистрационного номера? С первого взгляда кажется, что да. Но это не так. Поэтому многие делают ошибки, когда проставляют данную надпись на всех приложениях без разбора.
Рассмотрим случаи, когда надпись «Приложение» с указанием документа, его даты и регистрационного номера не следует проставлять.
Во-первых, она нецелесообразна в том случае, когда вы отправляете какой-либо самостоятельный документ, не имеющий адресной части, вместе с сопроводительным письмом .
Однако если отправляется не сопроводительное письмо, а, например, письмо-извещение или письмо-приглашение и приложение включает дополнительные материалы, которые были специально подготовлены для этого письма, то тогда на приложении должна проставляться вышеуказанная надпись.
Во-вторых, не стоит делать надпись «Приложение » на документе, который утверждается распорядительным документом. Именно при оформлении таких приложений чаще всего делают ошибки . И посмотрите, что получается: есть варианты, когда отсутствует необходимая информация (Пример 6) или когда она дублируется (Примеры 7 и 8).
Возможные варианты неправильного оформления этим не ограничиваются. Однако правила оформления приложений к распорядительным документам регламентируются на примере указов и распоряжений Президента Российской Федерации в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.
Из вышеизложенного сделаем вывод, что утверждаемые документы должны содержать реквизит «Гриф утверждения документа», который оформляется по ГОСТу Р 6.30-2003, а не надпись «Приложение №» с данными распорядительного документа. Но если приложение носит справочный или аналитический характер (т.е. не утверждается), то в его правом верхнем углу должна делаться надпись «Приложение №» с указанием соответствующего документа, его даты и регистрационного номера.
Как нужно оформлять приложения?
При оформлении приложений следует соблюдать следующие несложные правила :
- Приложения всегда оформляются на стандартных листах бумаги, а не на бланках документов.
- Так как приложения отдельно не регистрируются, на них не должны оформляться реквизиты «Дата документа» и «Регистрационный номер документа». Ведь дату и регистрационный номер документа, к которым относится приложение, можно посмотреть в верхнем правом углу на первой странице приложения в надписи «Приложение…» (см. Пример 5) или в реквизите «Гриф утверждения документа» (см. Пример 9).
- Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом, в конце заголовка точка не ставится. Наименование вида приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами и может быть напечатано в разрядку (П О Л О Ж Е Н И Е, П Е Р Е Ч Е Н Ь, С П И С О К и т.д.). Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 6 пт.
Заголовок приложения располагается под надписью «Приложение…» или реквизитом «Гриф утверждения документа» и отделяется от них двумя — четырьмя межстрочными интервалами.
- Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов документов.
- Листы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа. При этом номер пишется арабскими цифрами без знаков препинания (точки), без указания слова «страница», его сокращенных вариантов «стр.» или «с.» и знаков тире.
- Организационно-правовые документы — инструкции, правила, положения, регламенты, утверждаемые распорядительными документами и являющиеся приложениями к ним, — в обязательном порядке должны быть подписаны руководителем структурного подразделения, разработавшим данное приложение. Другие приложения при необходимости также могут быть подписаны уполномоченным на это должностным лицом. Если приложение не подписывается, то целесообразно его заканчивать горизонтальной чертой, расположенной по центру текста на расстоянии примерно 3 межстрочных интервалов. Длина черты должна составлять несколько сантиметров. Этот нехитрый прием застрахует от добавления какого-либо текста в конец приложения после подписания основного документа (см. Пример 5).
Приведем образец правильного оформления первой страницы Положения о структурном подразделении, которое является приложением к распорядительному документу (см. Пример 9).
* * *
Заканчивая статью, хотелось бы отметить, что при возникновении вопросов, связанных с оформлением документов или организацией работы с ними, лучше искать ответы сразу в нескольких нормативных документах или источниках, а не останавливаться на одном. Только так можно получить максимально полный ответ на возникший вопрос.
1 Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. — ВНИИДАД. — 2003.
2 Месторасположение некоторых реквизитов, которые должны оформляться только в конкретных зонах страницы документа, указываются непосредственно в тексте ГОСТа Р 6.30-2003 и вышеназванных Методических рекомендациях. К таким реквизитам относятся: «Визы согласования документа», «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело», «Отметка о поступлении документа в организацию», «Идентификатор электронной копии документа».
3 При наличии нескольких приложений они нумеруются, т.е. надпись «Приложение» должна включать знак «№» и порядковый номер приложения (см. Пример 5).
4 Исключения составляют самостоятельные документы, которые не имеют адресной части, отправляются с сопроводительным письмом в стороннюю организацию (см. Пример 4) и указываются в письме как приложения. Данные документы оформляются стандартно, т.е. по правилам, применяемым к определенным видам документов.