Когда ставить печать на документах. Какие письма нужно заверять печатью. Как отказаться от печати

Печать должна быть у каждого юридического лица. Эта норма закреплена в законе. ООО, ЗАО, ОАО и другие организации должны использовать круглую печать, оттиск которой включает полное фирменное наименование предприятия на русском языке и ссылку на место его территориального размещения. Фирменное имя может быть указано и на иностранном языке.Оттиск печати значится в перечне реквизитов документа, согласно ГОСТу Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят 03.03.2003). В то же время печать, к примеру, не включается в перечень обязательных реквизитов ряда первичных учетных , за исключением банковских бумаг, приходного кассового ордера, документов на отгрузку и т.д.Обязательно закрепляется печатью договор, если это оговорено в самом договоре особым условием или если на бланке указываются две буквы «МП» («Место печати»). То же самое касается актов выполненных работ (услуг). Предусмотрено использование печати и на доверенности, которая дается организацией сотруднику (эта позиция указана в Гражданском Кодексе РФ - п. 5 ст. 185).Отсутствует требование по наличию печати в некоторых формах бухгалтерской отчетности (положения приказов Минфина России от 22.07.2003 N 67н и от 02.07.2010 N 66н), однако, согласно Приказам Минфина России от 15.10.2009 N 104н и от 05.05.2008 N 54н, формы налоговых деклараций (по НДС, налогу на прибыль и других) должны быть заверены печатью. Обязательное заверение печатью организации предусмотрено для важнейших : первой страницы трудовой книжки, командировочного удостоверения (форма N Т-10), акта о приеме работ по срочному трудовому договору (форма N Т-73). В Трудовом кодексе РФ (ст. 57) требование печати на трудовом договоре не прописано, но на практике печать обычно ставится.С учетом того, что существует множество документов, по которым нет однозначного решения по наличию или отсутствию печати, организации следует разработать собственный приказ (положение, инструкцию), в котором необходимо прописать перечень документов, требующих удостоверения печатью. Примерный их перечень перечислен в ГСДОУ (Государственной системе документационного обеспечения управления - 1988, 1991 гг.).Варианты могут быть следующими:- акты (выполненных работ, экспертизы, списания, приема объектов и т.д.);- нормы расхода (например, на драгметаллы);- образцы оттисков печатей, а также образцы подписей работников, которым дано право совершать финансово-хозяйственные операции;- гарантийные письма;- переписка с руководством и структурами различных государственных органов (например, с налоговой службой, внебюджетными фондами и т.д.).Печать можно изготовить не одну, а несколько (закрепив этот факт документально) - для каждого обособленного подразделения организации. У каждой печати будет свое конкретное предназначение - для пропусков, для документов, для счетов-фактур. Печать на документе нужно ставить в том месте листа, где стоит «МП» («Место печати»). Если его нет, печать проставляется так, чтобы оттиск перекрывал часть слова - обозначения должности лица, завизировавшего документ. При этом подпись должна быть четко различима, как и вся информация с оттиска печати.

Источники:

• печать для документов где ставится

Наличие на документе печати свидетельствует о его важности, подлинности и официальном статусе. Однако в процессе деятельности предприятий время от времени возникают вопросы относительно того, куда и какую печать следует ставить.

В первую очередь, правила проставления печати зависят от ее типа и принадлежности. Так, на документы государственных учреждений ставится гербовая печать с изображением двуглавого орла. Коммерческие организации и индивидуальные предприниматели заверяют документы стандартным круглым оттиском, содержащим наименование (фамилию, имя и отчество), регистрационные данные и, по желанию, .Помимо основной печати, которая применяется для особо важных и стратегических целей: создания и внесения изменений в учредительные документы, заключения договоров, оформления платежных поручений и чеков, официальных писем, и т.д., можно изготовить и дополнительные: для справок, финансовых документов, отдела кадров. При этом их назначение должно быть указано на оттиске.Основной печатью заверяют подписи первых лиц - директоров и их заместителей, а дополнительными – сотрудников соответствующих служб (бухгалтерии, отдела кадров и т.д.). Оттиск нужно проставлять таким образом, чтобы он частично захватывал наименование должности лица, подписавшего документ, а подпись и реквизиты печати были хорошо видны. Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ), утвержденная приказом Главархива СССР 23.05.1988 года предусматривает перечень документов, на которые ставится основная или гербовая печать. Более новой редакции нет, но применительно к настоящему моменту он примерно следующим образом:- акты;- доверенности;- договоры; - заключения,

Обязательна она будет, только если это прямо предусмотрено законом. В остальных случаях организации будут сами определять, использовать им печать или нет. Например, печать будет не обязательна в журнале учета проверок. На акте о несчастном случае на производстве. На судебной доверенности и доверенности на представительство в ходе исполнительного производства. На документах для участия в госзакупках и др.

Примечание : Источник: Федеральный закон № 82-ФЗ

Печать организации когда нужно ставить (документы в ФНС, договора с контрагентами и т.д.)

Раньше, до апреля 2015 г., если на документах не было печати, последствия в этом случае могли быть печальными. При возникновении спора с контрагентом или с контролирующим органом. Документ, оформленный без печати, мог быть признан недействительным. Поэтому некоторые бухгалтера ставили оттиск печати на всех документах. Даже на тех, в которых оттиск не нужен.

Представление документов в ИФНС: когда не надо ставить печать

Если в уставе общества не содержатся сведения о наличии у него печати. То документы, представляемые в ИФНС, могут не содержать оттиск печати.

Примечание : Письмо Минфина РФ в письме от 16.02.2016 № 03-02-07/1/8575 .

Чиновники ссылаются на законы об акционерных обществах. И об обществах с ограниченной ответственностью (ООО). Из которых следует, что использование компанией печати является правом. А не обязанностью. А сведения о наличии печати должны содержаться в уставе общества.

к меню

Печать организации в договорах с контрагентами нужна или не нужна

В общем случае печать на договорах с контрагентами можно не ставить. Если, конечно, сам текст соглашения не обязывает стороны заверить печать организации договор. Или этого прямо не требует закон. Такой вывод следует из пункта 1 .

К примеру, в обязательном порядке должны стоять печати на двойном складском свидетельстве. И договоре залога, если предмет залога остается у залогодателя. Потому что об этом сказано в и .

Если же специальных требований к договору в законе или тексте договора нет. Печать можно не проставлять. Потому что суды, например, делают вывод. В общем случае печать компании – это всего лишь дополнительный. А не обязательный реквизит договора. А потому, и без оттиска договор считается заключенным. И такую сделку нельзя признать недействительной. Поэтому, если в тексте договора о печати нет ни слова. То договор будет действительным и без нее. Главное, чтобы на документе стояли подписи сторон сделки.

Кто хочет подстраховаться. И желает обязательные печати обеих сторон. То можно прописать в них такую формулировку. «Настоящий договор и изменения к нему действительны только при условии, если они совершены в письменной форме. Подписаны полномочными представителями и скреплены печатями сторон». Тогда без печати точно не обойтись.

к меню

Когда печать обязательна

Примечание : Смотрите полный Перечень документов, на которых обязательна (необязательна) печать организации

С 1 января 2013 года компании в общем случае могут использовать собственные бланки первички, прописав это в учетной политике. Главное, чтобы в них были все обязательные реквизиты из статьи 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

Поэтому если в формах документов, которые разработала или усовершенствовала и теперь использует ваша компания, нет поля для печати , ее оттиск на документе не нужен. Смело работайте без него.

А вот если вы пользуетесь типовыми бланками первички, в которых стоит пометка «М.П.», поставить печать придется. Иначе документ будет оформлен с нарушением. А значит, с его помощью не получится, к примеру, подтвердить расходы по налогу на прибыль.

к меню

Печать отменили. Как теперь работать?

С 7 апреля 2015 года коммерческие организации могут отказаться от круглых печатей. Такое право у них появилось после того, как вступил в силу Федеральный закон от 6 апреля 2015 г. № 82-ФЗ.

Обязательно ли отказываться от печати?

Вовсе не обязательно. Руководство организации на свое усмотрение решает, использовать печать в работе дальше или же обойтись без нее. Законом предусмотрена лишь возможность отказаться от круглой печати в пользу современных способов идентификации. Но организации по-прежнему вправе изготавливать любое количество печатей и штампов любых форм, расцветок и степеней защиты.

Чем можно заменить печать?

Заменить печать можно, например, электронной подписью, специальными бланками компаний или голографическими печатями.

Получили от контрагента товарную накладную без печати. Стоит ли вернуть документ, чтобы проставили оттиск?

Все зависит от того, какая форма у этой накладной. Если ваш поставщик использует стандартный бланк № ТОРГ-12, который утвержден постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132, печать нужна. Ведь сам бланк содержит специально отведенное для оттиска место. Причем в документе должны быть две печати – продавца и покупателя.

А если вы с поставщиком договоритесь использовать самостоятельно разработанную накладную, где нет поля «М.П.», то печать не нужна.

А еще многие компании сейчас используют в работе . Это удобно – одним документом можно и вычеты НДС подтвердить, и расходы обосновать. Форма УПД есть в письме ФНС России от 21 октября 2013 г. № ММВ-20-3/96@. Так вот, в самом бланке место для оттиска предусмотрено (поле «М.П.»).

Хотя в рекомендациях по заполнению отдельных реквизитов универсального документа налоговики указали, что печать на бланке необязательна. Так что УПД без оттиска все равно можно принять к налоговому учету. Главное, чтобы в документе были правильно заполнены все обязательные реквизиты первички.

Нет печати продавца на товарном чеке. Получится ли таким документом подтвердить расходы?

Если в самой форме документа нет поля «М.П.», никаких проблем у вас не будет. Ведь форму товарного чека каждый продавец разрабатывает самостоятельно. Официального бланка нет. Представители Минфина России подчеркнули это в письме от 11 февраля 2009 г. № 03-11-06/3/28. Так что если места для оттиска в товарном чеке не предусмотрено, то печать на документе не нужна.

к меню

Как отказаться от печати организации?

Внесите изменения в устав своей организации. Сведения о наличии печати должны быть именно в этом документе.

Если откажемся от печати организации, нужно ли ставить ее в типовых документах, где такой реквизит предусмотрен, например, в кассовой книге?

Официальных разъяснений по этому вопросу пока не вышло. Но в ФНС России, ПФР и ФСС России поясняют, что сразу после вступления в силу закона компания вправе передавать им любые документы без печати. Единственное пожелание – если решили отказаться от печати, известите об этом инспекторов письмом. Как только появятся официальные разъяснения, в статью будут внесены изменения.

Нужно ли ставить печать в первичке, формы которой компания разработала сама?

Нет, не нужно. Печать не названа в числе обязательных реквизитов первичных документов, перечисленных в части 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

Обязательно ли использовать печать в договорах, например, в договоре купли-продажи?

Нет, не обязательно. Ставить печать в договоре с контрагентами нужно, только если это прямо предусмотрено договором (п. 1 ). Поэтому, если одна из сторон отказалась от круглой печати, просто проследите, чтобы из договора убрали требование ее проставлять.

к меню

Не будут ли банки требовать печати на документах?

Нет, не будут. Представители банков сообщают, что подписи генерального директора на любых документах им достаточно, если компания откажется от печати.

Организации не обязаны ставить печать на декларациях и документах, представляемых в инспекцию

Налоговые инспекторы не вправе отказать организации в приеме документов, ссылаясь на отсутствие в них печати налогоплательщика. Такой вывод следует из письма ФНС России от 05.08.15 № БС-4-17/13706@ . Комментируемое письмо направлено в нижестоящие налоговые органы для использования в работе.

Согласно письма налоговые инспекторы должны принимать представленные налогоплательщиками документы, независимо от того, заверены они печатью или нет.

Данной проблемы (отсутствие печати на декларации, расчете или иных представляемых в инспекцию документах) не существует для организаций, которые сдают через интернет. Ведь им для заверения названных документов достаточно подписать отправляемый файл квалифицированной электронной подписью.

Печать на форме 4-ФСС нужна?

Согласно Информации ФСС от 10.06.2015 отсутствие на расчете по страховым взносам круглой печати организации не может служить основанием для отказа в приеме отчетности. Кроме того, сотрудники ФСС не вправе требовать от организаций заверять печатью исправления в и заявление о зачете (возврате) излишне уплаченных (взысканных) сумм страховых взносов, пеней и штрафов.

к меню

Можно теперь не ставить печати в трудовых книжках?

Раньше так делать было рискованно. Ведь в правилах заполнения трудовых книжек по-прежнему написано, что запись на титульном листе и нужно заверять печатью (п. 2.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 ).

Печать в трудовых книжках больше не обязательна!

Минтруд поставил точку в спорах об использовании печати организации при заполнении трудовых книжек. Теперь заверять записи в трудовой книжке печатью нужно лишь при ее наличии.

Примечание : Приказ Минтруда от 31.10.2016 № 589н и Приказ Минтруда от 31.10.2016 № 588н.

По новым правилам организации, отказавшиеся от использования печати, должны заверять записи о приеме на работу, кадровых перемещениях и увольнениях только подписью руководителя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек. Компании, продолжающие использовать печать, должны по-прежнему заверять печатью увольнительные записи.

Кстати, оговорка «при наличии» распространяется и на проставление печати на первом листе трудовой книжки и вкладыше в трудовую книжку. Заверять оттиском печати приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ней тоже больше необязательно.

Примечание : Новый порядок вступает в силу с 27.11.2016 года .

к меню

Юридическая сила документа

На практике достаточно часто у работников кадровых служб возникает вопрос, какие же документы нужно утверждать печатью нанимателя.

Для придания документу юридической силы необходимо наличие следующих обязательных реквизитов:

Наименование организации и (или) структурного подразделения;
- дата издания документа;
- регистрационный индекс;
- подпись.

Для отдельных видов документов дополнительными реквизитами, придающими им юридическую силу, являются гриф утверждения, печать, отметка о заверении копии (п. 18 постановления Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях»).

Подпись является обязательным реквизитом, удостоверяющим документ, а печать - дополнительным. Таким образом, при удостоверении подлинности документа он должен быть сначала подписан, а затем (при необходимости) - заверен печатью. На утверждаемых документах печать (при необходимости) проставляется после утверждения документа.

Реквизит «Печать»

Реквизит «Печать» ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности.

Существует 3 вида печати: печать организации, печать структурного подразделения организации, печать, указывающая на ее целевое назначение (для документов и т.п.). Печати организаций подразделяются на гербовые (печати с изображением Государственного герба РБ) и простые.

Порядок использования и ответственность за хранение печатей должны быть закреплены в локальных нормативных правовых актах организации, разрабатываемых в соответствии с законодательством РБ. Информация об использовании и хранении печатей может быть закреплена в Инструкции по делопроизводству организации или Положении о кадровой службе.

Перечень документов, на которых проставляется печать, организация определяет самостоятельно, руководствуясь законодательством РБ.

Проставление печати необходимо на подлинниках документов и их копиях (для заверения подлинности копии), в т.ч. факсимильных, удостоверяющих права, свободы и (или) законные интересы граждан, права и обязанности юридических лиц, санкционирующих расходование денежных средств и материальных ценностей.

Оттиск печати должен захватывать часть наименования должности лица, подписавшего (утвердившего) документ.

Пример

Директор института Подпись С.А. Сидоров
МП

ЭТО ВАЖНО! Обращаем внимание работников кадровой службы на тот факт, что примерная форма трудового договора, утвержденная постановлением Минтруда РБ от 27.12.1999 № 155 (в ред. от 04.10.2010), содержит реквизит «Печать». В то же время примерная форма контракта, утвержденная постановлением Совета Министров РБ от 02.08.1999 № 1180 (в ред. от 19.01.2012), реквизита «Печать» не содержит.

Записи в трудовой книжке работника, подлежащие удостоверению печатью

Первая страница (титульный лист) трудовой книжки, содержащая перечисленные сведения о работнике, заверяется подписью нанимателя или уполномоченного должностного лица и печатью нанимателя, а в случае ее отсутствия у индивидуального предпринимателя - печатью местного исполнительного и распорядительного органа, осуществившего регистрацию индивидуального предпринимателя (часть вторая п. 18 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной постановлением Минтруда РБ от 09.03.1998 № 30 (далее - Инструкция № 30)).

Кроме того, изменение записей в трудовой книжке о фамилии, имени, отчестве, дате рождения, образовании, профессии, специальности производится нанимателем по последнему месту работы на основании документов, подтверждающих соответствующие сведения, со ссылкой на их номер и дату (п. 38 Инструкции № 30). Ссылку на соответствующий документ записывают на внутренней стороне обложки, заверяют подписью нанимателя или уполномоченного должностного лица и печатью нанимателя, а в случае ее отсутствия у индивидуального предпринимателя - печатью местного исполнительного и распорядительного органа, осуществившего регистрацию предпринимателя.

Образец записи в трудовую книжку, которая заверяется печатью, смотрите в рубрике «Полезная документация» на стр. 25.

Изменение записей о профессии, специальности на первой странице (титульном листе) трудовой книжки в случае получения работником новой профессии, специальности производят путем дополнения имеющихся записей без зачеркивания ранее внесенных.

Ссылки на документы, на основании которых были внесены корректирующие записи, записывают на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяют подписью руководителя организации или специально уполномоченного им лица и печатью организации или печатью отдела кадров.

При увольнении работника все записи о работе, наградах и поощрениях за успехи в работе, внесенные в трудовую книжку за время его работы, следует заверять подписью нанимателя или уполномоченного должностного лица и печатью нанимателя (п. 45 Инструкции № 30).

В каких случаях нужно ставить печать на приказах

Печать на приказах организации не ставится, поскольку приказ является внутренним организационно-распорядительным документом (приказы о приеме на работу, приказы о предоставлении трудовых отпусков, приказы об увольнении). Копии приказов о приеме на работу и иные копии кадровых документов, исходящие документы требуют надлежащего заверения, поэтому на них необходимо проставлять печать.

Таким образом, можно сделать вывод, что удостоверению печатью подлежат копии только тех документов, которые созданы в самой организации.

В порядке исключения разрешается изготавливать и заверять копии документов, выданных другими организациями, при решении вопросов, находящихся в компетенции самой организации. Например, организация вправе изготовить и заверить копию диплома об образовании для включения в личное дело работника, копии свидетельства о рождении ребенка и свидетельства о праве на льготы для представления в бухгалтерию в целях учета при исчислении подоходного налога и т.п.

Наталия Владыко, юрист

Реквизит 25 «Оттиск печати» . В настоящее время в российском делопроизводстве для удостоверения подлинности документов и заверения копий документов в организации используются печати двух видов:

· главная (гербовая или фирменная ) печать,

· простые печати структурных подразделений (10).

Главной печатью организации заверяются подписи руководителя, его заместителей, руководителей финансовой службы, главного бухгалтера, его заместителя, а также других должностных лиц, которым доверенностью или приказом руководителя предоставлены соответствующие полномочия.

Право на изображение Государственного герба Российской Федерации на печати организации определено ст. 4 Федерального конституционного закона от 25 декабря 2000 г. № 2-ФЗ «О государственном гербе РФ». Правила оформления гербовой печати установлены в ГОСТ Р 51511-2001. Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования (с измен. № 1 от 26.12.2002).

Главным элементом гербовой печати является изображение двуглавого орла. Гербовой печатью заверяются подписи руководителя, его заместителей, руководителей финансовой службы, главного бухгалтера, его заместителя, а также других должностных лиц, которым предоставлены соответствующие полномочия.

Гербовые печати ставятся на документах, требующих особого удостоверения: связанных с получением денег или материальных ценностей, на документах, удостоверяющих личность, на гарантийных и договорных письмах.

Гербовая печать используется также при заверении копий ряда документов, например: копии положений, уставов, направляемых в государственные организации, копии судебных решений и некоторых других документов. Существует перечень документов, на которых проставляется гербовая печать.

В негосударственных организациях используется фирменная печать, которая приравнена к гербовой. В центре печати размещается эмблема организации или аббревиатура ее наименования, а по окружности указывается полное наименование организации и номер ее государственной регистрации (ОГРН).

Расположение оттиска главной печати по отношению к названию должности и личной подписи должностного лица определено в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждена Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536 и зарегистрирована Министерством юстиции РФ 27 января 2006 г. № 418). Оттиск печати должен быть хорошо читаемым и захватывать только окончание наименования должностного лица, подписавшего документ. Наложение печати на личную подпись недопустимо (11).

Простые печати применяются для внутренней документации учреждения, на размноженных экземплярах распорядительных документов, на справках, пропусках, при опечатывании бандеролей, пакетов. Простых печатей в учреждении, организации, предприятии может быть несколько. В этом случае на печати воспроизводятся два наименования - организации и структурного подразделения: «секретариат», «канцелярия», «управление делами», «отдел кадров», «протокольный сектор», «административный отдел» и т.д. В отличие от гербовых печатей, имеющих круглую форму и стандартные размеры, простые печати могут быть различной величины, а по форме - не только круглыми, но также квадратными, треугольными, овальными и др.

По характеру материалов, из которых изготовлены печати, они делятся на каучуковые и металлические.

Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов, а также других отметок справочного характера применяются соответствующие мастичные штампы .

18.5. Отметки на документах как отражение этапов

их прохождения и исполнения

Реквизит 26 «Отметка о заверении копии» используется при заверении соответствия копии документа его подлиннику. Отметку располагают ниже реквизита «Подпись» от левого поля документа. Реквизит состоит из заверительной надписи Верно (с прописной буквы, без кавычек), наименования должности лица, заверившего копию; личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия), даты заверения.

Копии документов заверяются руководителем организации или уполномоченными им должностными лицами (заместителем, руководителем службы кадров, делопроизводства и др.).

Начальник Протокольного сектора Личная подпись Л. И. Иванов

На копии исходящего письма, остающейся в делах предприятия, дату ее заверения, наименование должности лица, заверившего копию, можно не указывать.

При пересылке копии в другие организации заверительную копию удостоверяют печатью организации. При рассылке документов подведомственным организациям их копии заверяют печатью того отдела (сектора), где хранится подлинный документ. На таких копиях в месте, где предусмотрена подпись руководителя, размещается печать управления делами, канцелярии, протокольного сектора и т. п.

Реквизит 27 «Отметка об исполнителе» указывает на лицо, составившее документ. В ГОСТ Р 6.30-2003 рекомендуется лишь один способ оформления реквизита: инициалы и фамилия исполнителя, номер его телефона:

В.А. Петров

Реквизит предназначен для осуществления оперативной телефонной связи с исполнителем с целью получения разъяснений и уточнений по затронутым в документе вопросам. Деловой этикет предписывает обращение к незнакомому должностному лицу либо по имени и отчеству, либо по фамилии в сочетании со словом «господин» или «госпожа». Предлагаемый ГОСТом способ оформления реквизита исключает возможность первого варианта обращения (инициалы не несут необходимой информации). Второй вариант обращения (только по фамилии) не всегда удобен, в особенности если фамилия исполнителя не склоняется (Черных, Ломинаго, Шевченко и др.). Поэтому в реквизите допустимо вместо инициалов указать полностью имя и отчество исполнителя (12).

Отметку об исполнителе располагают на лицевой стороне последнего листа документа в левом нижнем углу. Телефон обозначается тремя группами цифр при отсутствии черточек между ними.

В ответных письмах можно указать не только номер телефона, но и номер кабинета, если получатель письма изъявит желание лично встретиться с человеком, подготовившим документ. В междугородных письмах перед номером служебного телефона обозначается в скобках код города.

Реквизит 28 «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» проставляется на исполненных документах, подлежащих списанию в дело для последующего хранения и использования в справочных целях.

Отметка об исполнении проставляется на первом листе документа ниже отметки об исполнителе. В состав реквизита включаются следующие данные: ссылка на дату и номер документа, свидетельствующего об его исполнении, а при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении, а также словаВ дело № с указанием номера дела, в котором будет храниться документ; подпись исполнителя и дата проставления отметки.

Результаты исполнения могут формулироваться следующим образом: «Направлен ответ, дата, №»; «Дан устный ответ»; «Учтено при составлении заявки»; «Вопрос решен по телефону» и др.

Реквизит 29 «Отметка о поступлении документа в организацию» проставляется от руки или при помощи специального нумератора в правой нижней части лицевой стороны первого листа входящих документов. Возможно проставление отметки на оборотной стороне листа.

Реквизит состоит из названия организации (или структурного подразделения), куда поступил документ; даты его получения и входящего регистрационного номера. Отметка о времени поступления при необходимости может содержать указание на часы и минуты. Наименование организации указывается, как правило, в сокращенном виде.

03.01.2008 № 001

Реквизит 30 «Идентификатор электронной копии документа» является отметкой (колонтитулом), которая проставляется в нижней части каждой страницы документа и содержит наименование файла на машинном носителе, код оператора, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

Обычно в имени файла отражается его содержание, а также имеются сведения об именах и датах. Длина имени файла (количество знаков) определяется характеристиками операционной компьютерной системы.

Контрольные вопросы для самопроверки:

1) Какие документы подписывают руководитель организации и/или его заместители? В каком случае подписываются все экземпляры отправляемых документов?

2) В каком случае подписывается только первый экземпляр отправляемого документа? Какая отметка проставляется в других экземплярах документа?

3) Расскажите о правилах оформления реквизита «Подпись».

4) Каков порядок подписания документа в случае, если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует?

5) В каком случае необходимы две или более подписей в документе? Приведите примеры документов, которые заверяются двумя подписями.

6) Допустимо ли использовать факсимильную подпись в подлиннике документа? Какими нормативными документами регламентируется применение факсимильной и электронной подписей в документах?

7) Что означает согласование документа? Назовите способы согласования.

8) Как согласуется документ, если внешних инстанций несколько?

9) Допустим ли отказ от согласования? Как оформляется реквизит «Виза согласования документа» в случаях несогласия должностного лица с содержанием документа?

10) Какие печати используются в российском делопроизводстве для удостоверения подлинности документов?

11) Расскажите о правилах оформления реквизита «Оттиск печати».

12) Как может быть оформлен реквизит «отметка об исполнителе»? Мотивируйте свой ответ.

Литература

· Федеральный закон от 10.01.2002 №1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи».

· Федеральный закон от 27 июля 2006 №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

· ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М.: Госстандарт, 1998.

· ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - М.: Госстандарт, 2003.

· Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536 и зарегистрированная Министерством юстиции РФ 27 января 2006 г. № 418.

· Басаков М.И. Делопроизводство [Документационное обеспечение управления]: Учебник /М.И. Басаков, О.И. Замыцкова. - 5-е изд., испр. и доп. - Ростов н/Д: Феникс, 2007. - 352 с.

· Березина Н.М., Воронцова Е.П., Лысенко Л.М. Современное делопроизводство. - СПб.: Питер, 2004. - 256 с.

· Дёмин Ю.М. Делопроизводство. Подготовка служебных документов /Ю.М. Дёмин. - СПб.: Питер, 2003. - 220 с.

· Крюкова Н.П. Документирование управленческой деятельности: Учеб. пособие. - М.: ИНФРА-М, 2008. - 268 с.

· Кугушева Т.В. Делопроизводство: Учеб. пособие /Т.В. Кугушева. - Ростов н/Д.: Феникс, 2007. - 256 с.

· Новосёлов В.И. Юридическая сила документа //Советские архивы. 1971. № 1. С. 57-63.

· Пшенко А.В., Доронина Л.А. Делопроизводство: Практическое пособие. - М.: Юрайт-Издат, 2004. - 182 с.

· Раздорожный А.А. Документирование управленческой деятельности: Учеб. пособие. - М.: ИНФРА-М, 2008. - 304 с.

· Спивак В.А. Документирование управленческой деятельности (Делопроизводство). - СПб.: Питер, 2005. - 240 с.

· Чуковенков А.Ю., Янковая В.Ф. Правила оформления документов: Комментарий к ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». - М.: Изд. «Проспект», 2004. - 216 с.

Еще со школьной скамьи мы усвоили: документ без печати недействителен. Вот и ставим печать чуть ли не на всех бумагах - каши маслом не испортишь. Но так ли это необходимо? На каких кадровых документах действительно нужно ставить оттиск печати, а какие могут обойтись и без него?

Кнам в редакцию часто приходят письма с вопросами, которые так или иначе связаны с правильным использованием оттиска печати. "Нужна ли печать на трудовом договоре?" - спрашивает предприниматель из Самары. "Где найти перечень документов, на которых обязательно ставить оттиск печати?" - интересуется московский менеджер по персоналу. "Я случайно поставила в трудовой книжке работника печать другой организации. Что же теперь делать?" - сетует кадровик из Ставрополя. Сегодня мы разрешим эти и многие другие проблемы.

Знакомьтесь: печать

Вначале немного расскажем о том, что представляет собой печать. Это клише из твердой резины для нанесения оттисков на бумагу в целях подтверждения подлинности документа. Технические требования к гербовым печатям - их форме, размерам, размещаемому на них тексту и символам - изложены в государственном стандарте ГОСТ Р 51511-2001*.

* Государственный стандарт РФ "Печати с воспроизведением герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования" (утвержден постановлением Госстандарта России от 25 декабря 2001 г. No 573-ст).

Технические требования к печатям без герба в государственном стандарте пока не закреплены. В законодательстве почти ничего не сказано о правилах использования печатей. Неясно, например, какие печати должны быть в организации, в каких случаях их нужно ставить, кто несет ответственность за их сохранность, сколько у фирмы должно быть печатей и т. п. Все эти вопросы остаются на усмотрение руководства организации.
Печати бывают трех видов: гербовые, приравненные к гербовым и простые.

Гербовые печати (с изображением герба РФ) используются только в органах государственной власти и государственных учреждениях. Кроме того, гербовую печать получают организации, которые наделены государственными полномочиями. Например, частные нотариальные конторы.

Акционерное общество должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование и адрес

Коммерческие фирмы используют печати, приравненные к гербовым. На них изображена фирменная эмблема, логотип или просто написано название компании. Как на гербовых, так и на приравненных к ним печатях указывается ИНН юридического лица и номер свидетельства о государственной регистрации.

Есть свои печати и у частных предпринимателей. По своему статусу они считаются приравненными к гербовым. Но на такой печати вместо герба и эмблемы располагается фамилия, имя и отчество индивидуального предпринимателя, а также указывается его местонахождение, ИНН и регистрационный номер.

Штампы, датеры, факсимиле
Штамп - это вид печати прямоугольной формы с каким-либо текстом. Чаще всего штампы используют, чтобы нанести на документ реквизиты организации. Бывают штампы, подтверждающие определенное действие. Например "Оплачено", "Выдан вкладыш".
Датер - штемпельный прибор для автоматического проставления дат. Порядок использования штампов и датеров в законодательстве не урегулирован, поэтому организация должна определить его самостоятельно.
Факсимиле - это печать или клише, с помощью которого воспроизводится подпись человека. В соответствии со статьей 260 Гражданского кодекса факсимиле можно использовать только в установленном законом порядке. Однако такого порядка пока не существует. На кадровой и бухгалтерской документации факсимиле ставить нельзя - там нужна только собственноручная подпись должностного лица. А вот на письмах, грамотах, поздравлениях - вполне допустимо.

Гербовые и приравненные к ним печати ставят на документы, требующие особого подтверждения подлинности, - договоры, грамоты и свидетельства, трудовые книжки, служебные удостоверения и т. п.
Простыми считаются печати структурных подразделений компании, печати для отдельных видов документов, штампы. Они бывают разной формы - круглые, треугольные, прямоугольные, квадратные. Ставятся на те документы, которые не требуют особого подтверждения подлинности (справки, пропуска, копии и т. п.).

Технические требования к печатям без герба в государственном стандарте пока не закреплены

Где расположить оттиск печати?

Оттиск печати должен располагаться внизу документа, рядом с подписью должностного лица. Обратите внимание: печать ставится таким образом, чтобы частично закрыть слово, которое обозначает должность, но не попасть на подпись и расшифровку подписи.

На некоторых документах стоит специальная отметка "М. П." (место печати). Если она есть - одной заботой меньше: ставьте оттиск прямо на нее. Буквы "М. П." присутствуют на титульном листе трудовой книжки, на бухгалтерских бумагах, бланках удостоверений.

Для чего нужна печать?

Печать придает документу юридическую силу - она подтверждает подлинность подписи должностного лица. Но далеко не все кадровые документы нуждаются в этом реквизите. К сожалению, действующее законодательство четко не определяет, на каких бумагах необходимо ставить печать и какую именно печать. На основе сложившейся практики мы составили список кадровых документов, заверяемых оттиском печати в коммерческих организациях. Он представлен в таблице на стр. 33.
Печатью заверяются не только кадровые документы, но и бухгалтерские бумаги (поручения, реестры, сметы), а также учредительные документы организации, коллективный договор, различные соглашения. Документы, не упомянутые в данном перечне, заверения печатью не требуют.

Письма, выполняемые на бланках (кроме гарантийных), заверять печатью не нужно

Заверяем документы по правилам

Конечно, ничего страшного не произойдет, если вы по ошибке поставите печать на кадровом приказе или письме. Но если вы не заверите печатью документ, который действительно в этом нуждается (например, договор), последствия могут быть весьма плачевными. Такой договор не будет иметь юридической силы, а суд скорее всего не станет рассматривать его как доказательство.
Чтобы избежать подобных неприятностей, советуем вам четко прописать порядок использования печати на локальном уровне. Сначала нужно определить перечень документов компании, на которых вы будете в обязательном порядке ставить печать. Затем необходимо составить инструкцию по использованию печатей, в которой написать, когда ставится печать, приравненная к гербовой, а когда - простая, как используются штампы, если они есть в организации. Отдельно оговорите, где будет храниться печать и кто назначается ответственным за ее хранение (обычно этот вопрос решает руководитель организации).

Эту инструкцию вместе с перечнем целесообразно сделать приложением к общей инструкции по делопроизводству вашей компании, а если таковой нет - самостоятельным документом или дополнением к уставу. В дальнейшем, если понадобится заверить печатью документ, не указанный в локальном акте, руководитель организации издает об этом специальный приказ. Список документов, заверяемых печатью, можно со временем дополнять.

В инструкции по использованию печатей необходимо прописать порядок уничтожения устаревших печатей

Печать в трудовой книжке

Отдельно нужно сказать об оттиске печати в трудовой книжке работника. Порядок заполнения трудовых книжек четко прописан в двух нормативных актах - Правилах ведения и хранения трудовых книжек* и Инструкции по заполнению трудовых книжек**, которые нужно соблюдать неукоснительно. Изучив эти документы, делаем вывод: существует всего три случая, когда в трудовой книжке сотрудника ставится печать организации или кадровой службы (можно использовать любую из них):
- при первичном оформлении книжки - на титульном листе;
- при изменении анкетных данных сотрудника - на внутренней стороне обложки;
- при увольнении - после записи об увольнении в разделе "Сведения о работе".
* Утверждены постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. No 225.
** Утверждена постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 10 октября 2003 г. No 69.

Кроме того, есть один случай, когда в трудовой книжке нужно поставить штамп - если работнику выдан вкладыш. Проставляется этот штамп на внутренней стороне обложки книжки или на титульном листе и представляет собой прямоугольный оттиск со словами "Выдан вкладыш".

Лариса САНКИНА ,

Доцент кафедры документоведения Российского государственного гуманитарного университета:

К сожалению, ни один из нормативных актов, регламентирующих работу с трудовой книжкой, не говорит о том, как аннулировать неверно поставленную печать (например, печать другой организации). А между тем такая ошибка может вызвать вопросы у органов Пенсионного фонда при назначении работнику пенсии. Полагаем, что исправить ее можно в том же порядке, что и неправильную запись в разделе "Сведения о работе" трудовой книжки. После последней записи поставьте следующий порядковый номер и напишите, что печать такой-то организации поставлена ошибочно. Например: "Печать открытого акционерного общества "Глория" поставлена ошибочно". Затем поставьте рядом с этой печатью правильную.
Не исключено, что сотруднику с такой отметкой в трудовой книжке все-таки придется подтверждать период работы в вашей организации копиями приказов. Поэтому выдайте сотруднику необходимые копии, когда он будет увольняться.

• Кадровое делопроизводство и Трудовое право